استخدامات البريد الإلكتروني

استخدامات البريد الإلكتروني

يعتبر البريد الإلكتروني أداة رائعة، إذا تم استخدامه بشكل صحيح، وقد يستخدم الكثير من الأشخاص البريد الإلكتروني كقناة اتصال في مكان العمل بشكل أكبر الآن، وخاصة بعد أن بدأ الكثير من الموظفين بالعمل عن بعد، وعادةً ما يستخدم البريد الإلكت

وفيما يلي أهم استخدامات البريد الإلكتروني

أداة اتصال يمكن استخدامها في أي وقت من اليوم، حيث يمكن للشخص قراءة البريد والرد عليه بما يناسبه، مما يجعل البريد الإلكتروني يحترم وقت الفرد، وأداة لتجنب الاتصالات غير الضرورية.
يمكن من خلال البريد الإلكتروني وبنقرة واحدة، إرسال البريد إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني، مما يساعد في الحفاظ على جهات الاتصال بسهولة، كما ويتم ذلك بدون تكلفة على الإطلاق، وفقط يجد أن يكون النظام متصلاً بالإنترنت.
من الناحية التعليمية، يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتقدم للقبول وتلقي النتائج وعروض العمل.
أداة اتصال مفيدة أيضًا للمتابعة المهنية بعد اجتماع أو مقابلة.
بخلاف الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية، يسمح البريد الإلكتروني للمستخدمين بالتصفية أو الفحص، مما يعني إمكانية إنشاء عوامل تصفية تمنع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها مثل البريد العشوائي أو البريد غير المهم، من الوصول إلى صندوق الوارد.
يعد البريد الإلكتروني مفيدًا للتواصل الجماعي، أو أداة اتصال من شخص إلى عدة أشخاص، مما يسمح للمستخدمين بإرسال المعلومات والرسائل إلى عدد كبير من العملاء المحتملين أو العديد من الزملاء الذين يعملون في فريق.
يعد إرسال المستندات والصور والروابط عبر البريد الإلكتروني أمرًا سهلاً، وذلك من خلال استخدام الماسحات الضوئية وغيرها من التقنيات.

مفهوم البريد الإلكتروني

يُعرَّف بروتوكول البريد الإلكتروني (Electronic Mail) أو ما يُشار له بالاختصار (Email)، بأنّه عبارة عن خدمة يُمكن من خلالها إرسال واستقبال رسائل إلكترونية عبر شبكة اتصالات معينة، وباستخدام أنواع مُختلفة من التطبيقات والبرامج، ويتمّ تبادل رسائل البريد الإلكتروني من وإلى أيّ شخص يمتلك عنوان بريد إلكتروني حول العالم، وقد تحتوي رسالة البريد الإلكتروني على ملفات مُضمنة بداخلها، أو صور، أو نصوص كتابية، حيث تحتوي معظم أنظمة البريد الإلكتروني على مُحرر أولي لتحرير النصوص، وإجراء مختلف التعديلات عليها كتغيير لون الخط، وحجمه، وغيرها من التعديلات الأخرى

نصائح لإدارة البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح

فيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعد على عملية إدارة البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح

امسح البريد الوارد، بشكل دوري للتقليل من الفوضى والضغط، وعدم لا تخزين رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بالمستخدم، بل يمكن نقلها إلى مجلدات.
من الصعب إدارة المجلدات الكبيرة ويتم فتحها ببطء في البريد الإلكتروني.
إدارة عملية التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم، وبشكل متكرر.
يجب ألا يشعر الموظفون بضرورة الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور، أو خارج ساعات العمل، أو أثناء الإجازة، وما إلى ذلك.
تجنب إعادة توجيه أو إنشاء رسائل خداعية أو عمليات احتيال أو فيروسات أو أنواع أخرى من الرسائل الاحتيالية عن قصد.
تجنب تزوير الرسائل أو إخفاء هوية الحساب.
تجنب إرسال رسائل متسلسلة أو بريد عشوائي أو بريد إلكتروني مزعج.

طريقة إرسال إيميل جيميل

يستطيع المُستخدِم إرسال رسالة من خلال بريد جيميل (Gmail) الإلكتروني بواسطة المتصفح أو التطبيق وذلك باتباع الخطوات الآتية: إرسال إيميل جيميل عبر المتصفح فيما يأتي خطوات إرسال رسالة بريد إلكتروني عبر حساب جيميل الخاص  بالمُستخدِم، ومن خلال استخدام أحد متصفحات الإنترنت المُتوفرة على جهاز الحاسوب تسجيل الدخول (Sign in) إلى حساب جيميل. النقر على خيار إنشاء (Compose)، ليتمّ فتح نافذة جديدة خاصة بإنشاء الرسالة المُراد إرسالها. النقر على خانة إلى (To)، ثمّ إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشخص المُراد إرسال الرسالة إليه، ويُمكن إرسال نسخة كربونية طبق الأصل (Cc) أو نسخة كربونية مخفية (Bcc) لأشخاص آخرين عدا المُستلِم الرئيسي للرسالة من خلال النقر على خيار (Cc) أو (Bcc)،[١] ويُمكن إضافة عنوان الشخص المُستلم إذا كان موجوداً ضمن جهات الاتصال من خلال النقر على خيار إلى (To)، ثمّ اختيار أحد جهات الاتصال لإرسال الرسالة إليه، ثمّ النقر على زر إدراج (Insert).كتابة موضوع الرسالة في خانة (Subject)، ويُفيد هذا الحقل في إعطاء مُستلِم الرسالة فكرة أولية عن نص محتوى الرسالة نفسها، كما يُسهل هذا الحقل على المُستخدِم نفسه تصنيف رسائل بريده الإلكتروني، ويُمكن تجاوز تعبئة خانة الموضوع وإرسال الرسالة دون ملئه. كتابة نص الرسالة ضمن الحقل الرئيسي الظاهر على شاشة الجهاز، علماً أنّه يُمكن إجراء التنسيقات المُختلفة على نص الرسالة كتغيير لون الخط، وحجمه، وإدراج التعداد النقطي والرقمي، وغيرها من التنسيقات التي تتمّ بشكل مُشابه لطريقة تنسيق ملفات الوورد. النقر على زر إرسال (Send) الظاهر باللون الأزرق. إرسال إيميل جيميل عبر التطبيق فيما يأتي خطوات إرسال رسالة إلكترونية من حساب بريد جيميل الخاص بالمُستخدِم، من خلال تطبيق جيميل الخاص بأجهزة الهواتف المحمولة: فتح تطبيق جيميل على هاتف المُستخدِم، وتسجيل الدخول إلى الحساب في حال تطلب ذلك. النقر على رمز الإنشاء الظاهر على شكل قلم أسفل شاشة التطبيق والموجود بجانب كلمة إنشاء (Compose). إدخال عنوان مُستقبِل الرسال ضمن خانة حقل إلى (To)، أو النقر على السهم الموجود بجانبه عند الحاجة إلى إرسال نسخة كربونية طبق الأصل (Cc) أو نسخة كربونية مخفية (Bcc). إدخال عنوان الرسالة ضمن خانة الموضوع (Subject). كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني المُراد إرسالها. إضافة ملف أو صورة ضمن الرسالة في حال رَغِب جنس مترجم المُستخدِم   بذلك، ويكون ذلك بالنقر على رمز مشبك الورق الظاهر أعلى الشاشة، ثمّ اختيار الملف أو الصورة المُراد إرفاقها. النقر على رمز زر  إرسال الظاهر على شكل مُثلث برأس مُتجه إلى الأيمن.